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Fichero

“Todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.” (Art. 3.b LOPD).

Atendiendo a esta definición, y tal y como se ha adelantado, se pueden distinguir tres tipos de ficheros: los informatizados, los no informatizados –denominados también ‘ficheros manuales’–, y los ficheros parcialmente automatizados –parte informatizado, parte manual–.

Respecto a los ficheros no informatizados, para considerar un fichero como tal, la documentación en papel tiene que estar organizada de forma estructurada basada en criterios relativos a personas físicas identificadas o identificables, es decir, que se pueda acceder a la misma de tal manera que se puedan conocer los datos personales obrantes en papel. Los ficheros parcialmente automatizados, como ya se ha indicado anteriormente, cuentan con parte de los datos personales en soporte informático y parte en soporte papel.

Ejemplos:

Los supuestos más comunes de ficheros manuales los constituyen expedientes académicos de los alumnos de Colegios, Institutos y Universidades, ya que suelen organizarse y ordenarse por nombres y apellidos.

También constituiría un fichero manual, la documentación en papel de los clientes de un banco, siempre y cuando estuviese ordenada por nombre y apellidos de los respectivos clientes.

El archivador existente en todos los departamentos de personal en el que se recogen los datos relevantes que se han generado a lo largo de la relación laboral entre el empleado y el empleador, y que afectan a su desarrollo.

Por el contrario, no es un fichero manual los expedientes en papel relativos a un procedimiento sancionador que tramita una Administración Pública si los expedientes se organizan por números sucesivos.

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Fuente: Guía de protección de datos personales para Universidades,
Páginas 433 a 434
Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid
Edición: Abril de 2008, ISBN: 978-84-935457-4-1


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