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27 de April, 2017
Protección de Datos de Carácter Personal > Obligaciones
Obligaciones

Las Universidades de la Comunidad de Madrid como responsables de los ficheros y tratamientos de datos de carácter personal que utilizan, tienen las obligaciones que en materia de protección de datos determina la legislación vigente. Las más relevantes son las siguientes:

  • Declarar los ficheros de datos personales, tanto informatizados como manuales, que utilicen para el ejercicio de sus competencias, y comunicarlos a los Registros de Ficheros de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid y de la Agencia Española de Protección de Datos, todo ello antes de iniciar el tratamiento de los datos personales, y realizar dicho tratamiento conforme a la declaración de los ficheros y a la legislación sobre protección de datos de carácter personal.
  • Recoger y tratar adecuadamente los datos. Los formularios, o cualquier otro elemento o procedimiento que se utilice para la recogida de datos personales, deberán adecuarse al principio de calidad, es decir, no deberán contemplar datos excesivos o no necesarios para el fin que se persigue. La fase de recogida de la información y los restantes tratamientos deberán cumplir, además, con el resto de los principios de protección de datos expuestos con detalle en el apartado 8 de la segunda parte de esta publicación (información en la recogida de los datos, consentimiento, datos especialmente protegidos, seguridad de los datos, deber de secreto, comunicación de datos y acceso a datos por cuenta de terceros).
  • Facilitar a los alumnos, personal docente, personal al servicio de la Universidad u otras personas que lo soliciten el ejercicio de sus derechos de acceso, rectificación y cancelación sobre sus propios datos, cuando proceda de modo totalmente gratuito:
  • - Derecho de acceso: informar al alumno, empleado, u otras personas que lo soliciten, en el plazo máximo de un mes sobre los datos que de ellos tiene la Universidad, cuál es su origen (por ejemplo, si se han obtenido mediante un formulario rellenado por el o la interesada, o han sido cedidos por otras Administraciones Públicas) y si se han comunicado a algún otro organismo o entidad ajenos a la propia Universidad.
  • - Derecho de rectificación: corregir los datos del alumno u otro ciudadano, que estén incompletos o sean inexactos, en un plazo máximo de 10 días.
  • - Derecho de cancelación: cancelar los datos de un alumno, u otro ciudadano cuando su tratamiento no se ajuste a la ley (por ejemplo, cuando se estén tratando datos sin que el correspondiente fichero haya sido creado mediante la disposición general publicada en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid), en un plazo máximo de 10 días.
  • - Derecho de oposición: derecho del afectado a que no se lleve a cabo el tratamiento de sus datos o se cese en el mismo en determinados supuestos. Estos supuestos son, entre otros, que no sea necesario su consentimiento para el tratamiento y exista una causa justificada basada en una situación personal y no exista una Ley que disponga lo contrario, o cuando la finalidad sea la adopción de una decisión referida al afectado y basada únicamente en un tratamiento automatizado de sus datos personales.
  • Garantizar la seguridad en el tratamiento de datos personales, mediante la implantación de las medidas de seguridad que reglamentariamente se establezcan y en todo caso (ficheros informatizados, mixtos o manuales), mediante la elaboración de documentos de seguridad.
  • Garantizar también estos aspectos cuando el tratamiento de datos personales sea realizado por un tercero por cuenta de la Universidad (por ejemplo, cuando se contrata a una empresa para que envíe una comunicación a todos los alumnos), mediante la incorporación de cláusulas específicas en los contratos y la supervisión de su cumplimiento.

 


Fuente: Guía de protección de datos personales para Universidades,
Páginas 93 a 94
Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid
Edición: Abril de 2008, ISBN: 978-84-935457-4-1


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